Cách làm hồ sơ vật liệu đầu vào

1. Căn cứ
- Luật Xây dựng số 50/2014/QH13
- Luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12
- Thông tư 28/2012/TT-BKHCN Quy định về công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật.
- Nghị định 132/2008/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa
- QCVN 16:2014/BXD Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng
- Thông tư 03/2010/Tt-BLĐTBXH Ban hành danh mục sản phẩm hàng hóa nhóm 2 và hướng dẫn trình tư, thủ tục và nội dung kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa trong sản xuất
- Thông tư 01/2009/TT-BKHCN Quy định danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ.
- Thông tư 41/2011/TT-BYT Ban hành danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn thuộc phạm vi được phân công quản lý của Bộ y tế.
- Thông tư 50/2009/TT-BNNPTNT Ban hành danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Nông nghiệm và Phát triển nông thôn.
- Thông tư 63/2011/TT-BGTVT Ban hành danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ Giao thông vận tải
- Thông tư 05/2014/TT-BTTTT Quy định danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ thông tin và truyền thông.
- Thông tư 14/TT-BCA Ban hành danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng mất an toàn thuộc trách nhiệm quản lý của bộ công an
- Thông tư 41/2015/TT-BCT Quy định danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ công thương.
2. Hồ sơ vật liệu đầu vào
STT Nội dung
1. Hồ sơ vật liệu đầu vào
- Trước hết ta phải biết vật liệu đầu vào thuộc sản phẩm hàng hóa nhóm 1 hay nhóm 2:
+ Sản phẩm hàng hóa nhóm 1: là sản phẩm, hàng hóa trong điều kiện vận chuyển, lưu trữ, bảo quản, sử dụng hợp lý, đúng mục đích không gây hại cho người, động vật, thực vật, tài sản, môi trường.
+ Sản phẩm hàng hóa nhóm 2: là sản phẩm, hàng hóa trong điều kiện vận chuyển, lưu trữ, bảo quản, sử dụng hợp lý, đúng mục đích vẫn tiềm ẩn khả băng gây hại cho người, động vật, thực vật, tài sản, môi trường. Danh mục các sản phẩm hàng hóa nhóm 2 được các Bộ, ngành quản lý ứng với loại sản phẩm hàng hóa đó công bố và hướng dẫn cách kiểm tra hợp quy.
- Vật liệu thuộc nhóm sản phẩm hàng hóa nhóm 1:
+ Công bố Tiêu chuẩn áp dụng
+ Công bố hợp chuẩn: là tự nguyện; được công bố sau quá trình đánh giá hợp chuẩn
* Nếu nhà sản xuất tự đánh giá hợp chuẩn: không được sử dụng dấu hợp chuẩn và phải thí nghiệm lại để kiểm tra sự hợp chuẩn khi sử dụng.
* Nếu sự hợp chuẩn được đánh giá bởi tổ chức được chỉ định hoặc thừa nhận: Tổ chức được chỉ định hoặc thừa nhận đánh giá hợp chuẩn => Nhà sản xuất công bố hợp chuẩn => Được sử dụng dấu hợp chuẩn, về mặt nguyên tắc không cần phải thí nghiệm kiểm tra lại sự hợp chuẩn.
- Vật liệu thuộc nhóm sản phẩm hàng hóa nhóm 2: danh mục thuộc Bộ xây dựng quản lý và những yêu cầu phải kiểm tra hợp chuẩn được quy định tai QCVN 16:2014/BXD
+ Công bố tiêu chuẩn áp dụng
+ Công bố hợp chuẩn: là tự nguyện; được công bố sau quá trình đánh giá hợp chuẩn
* Nếu nhà sản xuất tự đánh giá hợp chuẩn: không được sử dụng dấu hợp chuẩn và phải thí nghiệm lại để kiểm tra sự hợp chuẩn khi sử dụng.
* Nếu sự hợp chuẩn được đánh giá bởi tổ chức được chỉ định hoặc thừa nhận: Tổ chức được chỉ định hoặc thừa nhận đánh giá hợp chuẩn => Nhà sản xuất công bố hợp chuẩn => Được sử dụng dấu hợp chuẩn, về mặt nguyên tắc không cần phải thí nghiệm kiểm tra lại sự hợp chuẩn.
+ Công bố hợp quy: là bắt buộc. Những vật liệu thuộc quy định tại QCVN 16:2014/BXD phải được tổ chức được chỉ định hoặc thừa nhận đánh giá hơp quy => Nhà sản xuất công bố hợp quy => về mặt nguyên tắc thì không cần lấy mẫu thí nghiệm kiểm tra hợp quy. Những vật liệu khác Nhà sản xuất có thể tự đánh giá hợp quy và công bố hợp quy nhưng khi sử dụng phải lấy mẫu thí nghiệm kiểm tra lại sự hợp quy này.
- Chứng chỉ xuất xưởng: là giấy tờ chứng tỏ hàng hóa này là do đơn vị cấp chứng chỉ sản xuất (nhập khẩu) theo tiêu chuẩn X vào ngày tháng năm, … không phải là hàng giả. Đơn vị đó chịu trách nhiệm về hàng hóa đó.
- CO (CERTIFICATE OF ORIGIN) - Chứng nhận xuất xứ: Cho ta biết nguồn gốc xuất xứ hàng hóa thuộc quốc gia hay vùng lãnh thổ nào. CO được cấp bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó.
- CQ (CERTIFICATE OF QUALITY) - Chứng nhận chất lượng: Chứng minh hàng hóa đạt chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn hoặc chứng chỉ xuất xưởng công bố kèm theo hàng hóa.
+ CQ do nhà sản xuất cấp: CQ được cấp bởi nhà sản xuất và không được dùng dấu hợp chuẩn
+ CQ do tổ chức được chỉ định hoặc thừa nhận cấp: Do tổ chức được chỉ định hoặc thừa nhận cấp và được sử dụng dấu hợp chuẩn. Khi có CQ này thì về mặt nguyên tắc không cần lấy mẫu thí nghiệm nữa
- Hồ sơ vật liệu đầu vào cần những giấy tờ sau:
+ Hồ sơ năng lực nhà cung cấp
+ Đăng kí kinh doanh nhà cung cấp
+ Hợp đồng giữa nhà sản xuất với nhà cung cấp (nếu nhà cung cấp không phải là nhà sản xuất)
+ Bản sao hợp đồng mua bán giữa nhà cung cấp và đơn vị xuất khẩu (có danh mục hàng hóa kèm theo hợp đồng)
+ Giấy phép khai thác khoáng sản của nhà sản xuất, cung cấp (cát, đá, sỏi, gỗ, …)
+ Mẫu vật liệu (nếu cần)
+ Giấy chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy (chỉ cần cung cấp 1 lần)
+ Chứng chỉ chất lượng (mỗi đợt vật liệu nhập về đều có chứng chỉ chất lượng); trên đó có dấu hợp chuẩn, hợp quy nếu có (cần), CO, CQ
+ Giấy chứng nhận nhập khẩu (hay giấy thông quan) với hàng hóa nhập khẩu
+ Tờ trình vật liệu
* Do tiến độ thi công kéo dài nên một lúc ta không thể trình tất cả các loại vật liệu của dự án được. Tùy theo tiến độ ta trình các loại vật liệu trong 1 lần trình vật liệu sao cho hợp lý. Sau này, khi quyết toán ta có thể tổng hợp các tờ trình lại hoặc làm lại các tờ trình thành 1 tờ trình (Tùy theo yêu cầu của CĐT, TVGS)
+ Văn bản chấp nhận (hoặc chấp nhận trực tiếp vào tờ trình) nhà cung cấp, chủng loại vật liệu; CĐT, TVGS kí vào mẫu vật liệu (tránh sau này có tranh chấp)
+ Hợp đồng với nhà cung cấp
+ Tiến độ, dự kiến cung cấp vật tư (nếu CĐT, TVGS) yêu cầu
+ Biên bản giao nhận giữa Nhà thầu và Nhà cung cấp vật tư
+ Lấy mẫu thí nghiệm
* Nếu đi kèm vật liệu chỉ có chứng chỉ chất lượng, trên đó không có dấu hợp chuẩn, không có chứng nhận hợp chuẩn thi căn cứ vào tiêu chuẩn ghi trong chứng chỉ chất lượng ta lấy mẫu để đem thí nghiệm kiểm tra tính hợp chuẩn của vật liệu
* Nếu đi kèm với vật liệu là chứng chỉ chất lượng, trên đó có dấu hợp chuẩn kèm theo chứng nhận hợp chuẩn của tổ chức được chỉ định hoặc thừa nhận thì về mặt nguyên tắc là không cần lấy mẫu thí nghiệm kiểm tra tính hợp chuẩn.
* Nếu đi kèm với vật liệu là chứng chỉ chất lượng có dấu hợp quy, chứng nhận hợp quy của Nhà sản xuất thì ta phải lấy mẫu để kiểm tra tính hợp quy này theo Quy chuẩn kỹ thuật tương ứng
* Nếu đi kèm với vật liệu là chứng chỉ chất lượng có dấu hợp quy, chứng nhận hợp quy của Tổ chức được chỉ định hoặc thừa nhận thì về mặt nguyên tắc ta không phải lấy mẫu thí nghiệm để kiểm tra tính hợp quy nữa.
Tuy nhiên, đa phần CĐT, TVGS sẽ yêu cầu ta lấy mẫu thí nghiệm để kiểm tra tính hợp chuẩn, hợp quy của vật liệu.
+ Văn bản đề nghị CĐT, TVGS cho thí nghiệm các chỉ tiêu và đánh giá kết quả theo tiêu chuẩn hiện hành:
* Nếu tiêu chuẩn công bố quá cũ, không phù hợp với tiêu chuẩn thí nghiệm hiện hành thi xin CĐT, TVGS cho thí nghiệm theo tiêu chuẩn hiện hành => quy đổi kết quả => đánh giá sự hợp chuẩn, hợp quy.
* Nếu vật liệu áp dụng theo tiêu chuẩn nước ngoài mà phòng thí nghiệm tại việt Nam không thí nghiệm được hết các chỉ tiêu kỹ thuật thì xin CĐT, TVGS chỉ thí nghiệm các tiêu chuẩn mà phòng thí nghiệm có thể thí nghiệm được => đánh giá sự hợp chuẩn, hợp quy
+ Văn bản chấp nhận của CĐT, TVGS về tiêu chuẩn thí nghiệm
+ Biên bản gửi mẫu ở phòng thí nghiệm nếu vật liệu thí nghiệm không thể thí nghiệm ngay được.
+ Kết quả thí nghiệm
+ BBNTNB, YCNT, BBNT vật liệu đầu vào trước khi đưa vào sử dụng. Để lập BBNT vật liệu dễ dàng, không thiếu sót, có thể báo cáo bất cứ khi nào có yêu cầu ta làm như sau (kinh nghiệm)
* Lập bảng theo dõi (danh mục) vật liệu nhập về, trong đó thể hiện rõ: Ngày, tháng, năm nhập về; đơn vị cung cấp; khối lượng nhập về; ngày lấy mẫu, ngày thí nghiệm, ngày làm biên bản nghiệm thu, … và các thông số khác nếu cần. Tôi sẽ cung cấp cho bạn 1 File mẫu danh mục mà tôi làm
* Từ mẫu BBNT đã được CĐT, TVGS thống nhất và từ danh mục trên ta sẽ làm biên bản